Gestiunea pe loturi, pas cu pas: trasabilitate, FEFO și rechemare (exemplul unei fabrici de sucuri)

Într-o fabrică de sucuri, întrebarea «din ce mere e făcut sucul ăsta și la cine a ajuns?» nu e una teoretică. O pune un client care a găsit o problemă, o pune un inspector de la siguranța alimentelor sau o pui chiar tu, când livada care îți vinde merele te anunță că un lot trebuie verificat. Diferența dintre o după-amiază liniștită și o săptămână de căutat prin hârtii e un singur lucru: dacă stocul e ținut pe loturi.

Articolul arată, pe un exemplu complet, cum arată gestiunea pe loturi într-o firmă mică sau mijlocie care produce ori distribuie marfă cu termen de valabilitate, de la recepția merelor până la rechemarea unui lot. Cifrele sunt de demonstrație, pe o firmă inventată, «Livada Exemplu SRL».

Ce înseamnă, concret, gestiunea pe loturi

Un lot este o cantitate de produs obținută, fabricată sau ambalată în condiții practic identice: merele venite de la un furnizor într-o zi, sucul dintr-o șarjă, oțetul făcut dintr-o anumită tescovină. Lotul are un cod, o dată de producție sau de recepție și, de regulă, o dată de expirare. Pentru alimente, mențiunea care identifică lotul pe ambalaj e reglementată la nivel european, prin Directiva 2011/91/UE.

A ține stocul pe loturi înseamnă că fiecare mișcare (intrarea, consumul în producție, predarea produsului finit, vânzarea, transferul, inventarul) poartă codul lotului. Stocul nu mai e doar «8.180 de litri de suc», ci «2.980 de litri din lotul S-1002, care expiră pe 2 octombrie 2027, și 5.200 de litri din lotul S-1004, care expiră pe 4 octombrie 2027». Diferența pare un detaliu până în ziua în care ai nevoie de ea.

Ce cere legea: un pas înapoi, un pas înainte

Pentru alimente, regula de bază e în Regulamentul (CE) nr. 178/2002. Articolul 18 cere ca trasabilitatea să fie asigurată în toate etapele producției, prelucrării și distribuției, iar operatorii să poată identifica atât de la cine au primit un aliment sau un ingredient, cât și căror firme le-au livrat produsele. Informațiile trebuie puse la dispoziția autorităților, la cerere. Articolul 19 stabilește ce faci când un aliment nu respectă cerințele de siguranță: îl retragi de pe piață, informezi autoritățile competente și, dacă a ajuns deja la consumatori, îl rechemi.

Regulamentul nu impune un anumit program și nici o anumită formă a evidenței. Cere un rezultat: să poți răspunde repede și exact. În România, autoritatea competentă pentru siguranța alimentelor este ANSVSA; procedurile pentru sectorul tău le stabilești cu ea și cu responsabilul de siguranță alimentară. Articolul nu e consultanță juridică, ci un exemplu de organizare a evidenței.

Recepția: lotul intră odată cu factura

Primul loc în care se pierde trasabilitatea e recepția. Marfa intră, cineva notează cantitatea, iar lotul rămâne pe avizul din camion. Din 2024, facturile dintre firmele din România trec prin sistemul național RO e-Factura (OUG nr. 120/2021; vezi ghidul ANAF), deci factura furnizorului ajunge în SPV odată cu marfa sau înaintea ei. Din ea se poate pregăti recepția fără să retastezi liniile.

Recepția se documentează prin nota de recepție (NIR); Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 stabilește elementele minime ale documentelor financiar-contabile, inclusiv ale notei de recepție. În Clarvo ERP, facturile primite în SPV care conțin marfă apar la «De recepționat». Legi o singură dată produsul furnizorului de articolul tău (de exemplu, «Mere Idared pentru suc, ladă 300 kg» devine «Mere pentru suc», în kilograme), iar Clarvo ține minte legătura pentru data viitoare.

La NIR completezi gestiunea, lotul și data expirării; când furnizorul le trece pe factură, Clarvo le citește de acolo. Unitățile se potrivesc singure: dacă livada facturează lăzi de 300 de kilograme, spui o singură dată câte kilograme are o ladă, iar recepția următoare intră direct în kilograme. Pentru mere poți ține pe lot și soiul, și Brix-ul (conținutul de zahăr), iar data recoltării devine data lotului. În exemplul nostru, primul lot, M-1001, are 10.000 de kilograme de mere Idared de la Pomicola Exemplu SRL, recepționate pe 1 octombrie, cu un Brix de 12,4.

Producția: merele devin suc, tescovina devine oțet

În producție, trasabilitatea se ține prin două documente simple. Bonul de consum scoate din depozit materia primă, pe loturile ei: pe 2 octombrie, cele 10.000 de kilograme din M-1001, împreună cu acidul ascorbic, enzimele și sticlele. Predarea din producție aduce în stoc ce a ieșit: 6.500 de litri de suc natural de mere în lotul S-1002 și 3.300 de kilograme de tescovină în lotul T-1002, fiecare cu valabilitatea lui.

Tescovina nu e o pierdere, ci un coprodus. A doua zi intră din nou în producție, iar din ea rezultă 1.400 de litri de oțet de mere, în lotul O-1003. Legătura nu se rupe: din O-1003 ajungi la T-1002, iar de acolo la merele M-1001 și la furnizorul lor.

Vânzarea: iese întâi lotul care expiră primul

Regula practică în industria alimentară se numește FEFO (first expired, first out): la livrare iese întâi lotul cu cea mai apropiată dată de expirare, nu cel intrat primul. Nu e o obligație scrisă în lege, ci felul în care eviți să arunci marfă expirată.

Exemplu: factura LIV 228 către Magazin Exemplu SRL cuprinde 1.500 de litri de suc. În stoc mai sunt 300 de litri dintr-un lot din septembrie, S-0926, care expiră mai devreme. Clarvo scoate întâi cei 300 de litri din S-0926, apoi 1.200 de litri din S-1002, iar factura rămâne legată de ambele loturi. Dacă stocul nu ajunge, afli înainte să emiți factura, nu la inventar.

O confuzie frecventă: FEFO hotărăște ce lot pleacă, nu cu ce cost. Costul ieșirii se calculează după metoda aleasă de firmă, cost mediu ponderat sau FIFO, iar asta e o decizie contabilă separată.

Rechemarea: un raport, nu o zi de căutat

Să zicem că livada te anunță că merele din M-1001 trebuie verificate, de exemplu pentru reziduuri de pesticide, sau că o analiză a găsit patulină peste limită. Întrebarea legii, «căror firme le-ai livrat?», devine un singur ecran. Fișa lotului S-1002 arată de unde vine (merele M-1001, cu NIR-ul de la Pomicola Exemplu) și unde a ajuns: 3.520 de litri livrați la patru clienți, pe patru facturi (Magazin Exemplu 1.200 l, Hotel Exemplu 240 l, Distribuție Exemplu 2.000 l, Cafeneaua Demo 80 l), plus 2.980 de litri rămași în depozit, pe care îi blochezi pe loc, ca să nu mai plece la nimeni.

Raportul se descarcă în CSV sau Excel, cu datele de contact ale fiecărui client, ca să poți suna imediat și să ai ce trimite autorității. Merge și invers: pornești de la oțet și ajungi la merele din care s-a făcut.

Cinci greșeli care strică trasabilitatea

• Lotul scris doar pe hârtie. Dacă lotul nu intră în evidență la recepție, nu mai apare nicăieri mai departe.
• Loturi amestecate fără document. Când două loturi de mere intră în aceeași presă, bonul de consum trebuie să le cuprindă pe amândouă, altfel lanțul se rupe exact acolo.
• Coprodusele uitate. Tescovina și resturile refolosite au și ele loturi; fără ele, produsul secundar nu mai are origine.
• Corecturi care șterg. O greșeală se corectează cu un document de stornare, cu urmă, nu cu o ștergere pe care n-o mai vede nimeni.
• Stocul negativ «temporar». Dacă evidența te lasă să vinzi ce nu ai, loturile se completează din memorie, iar raportul de rechemare nu mai e de încredere.

Cum arată asta în Clarvo ERP

Clarvo ERP ține stocul pe gestiuni și loturi, cu valabilitatea fiecăruia: NIR din facturile primite în SPV, consum, predare din producție, transfer, inventar, declasare și stornare, ieșirile pe primul lot care expiră, verificarea stocului la emiterea facturii, trasabilitatea și raportul de rechemare, plus importul stocului de pornire dintr-un fișier. Pachetul Contabil adaugă notele contabile scrise singure din aceste documente; despre asta am scris în articolul contabilitatea care se scrie din documente.

Clarvo ERP pornește de la 278 lei pe lună, cu Clarvo CRM inclus și cu TVA, cu 14 zile de probă la înscriere și implementarea potrivită firmei (toate prețurile). Clienții, furnizorii, produsele și facturile sunt aceleași cu cele din restul Clarvo; vezi și toate modulele, pe produse.